Документы вещественные доказательства нельзя подшивать в дело. Хранить их рекомендуется в отдельном конверте соответствующего размера. Сгибать документ можно лишь по уже имеющимся складкам. Ветхие и разорванные документы для хранения и использования в ходе следственных действий следует помещать между прозрачными полимерными пластинками.
При пересылке документов их упаковывают в плотные конверты между листами чистой бумаги таким образом, чтобы они не оказались проколотыми, прошитыми нитками, испачканными клеем или сургучом.
При работе с документами следует иметь в виду, что на них могут быть следы рук, микрочастицы посторонних веществ и т.п., поэтому при обращении с ними рекомендуется пользоваться пинцетами с мягкими наконечниками, резиновыми перчатками, бумажными уголками, чтобы сохранить следы для соответствующих криминалистических исследований.
Согласно ст. 176 УПК РФ документ может быть осмотрен непосредственно в ходе осмотра места происшествия или как самостоятельное следственное действие. Его осмотр начинается с определения наименования, вида, назначения документа и ознакомления с его содержанием. При этом проверяется соответствие содержания другим реквизитам документа угловому штампу организации (учреждения), подписям, печати, дате выдачи. Несоответствие каких-либо данных составных частей документа может свидетельствовать о наличии интеллектуального подлога выдаче документа ненадлежащим органом, предоставлении незаконных прав и т.п.
Далее обращается внимание на признаки материального подлога подчистки, травления, дописки, замены листов в многостраничных документах и др. При этом используются необходимые технические средства специальные осветители, позволяющие просматривать документ в бестеневом или направленном освещении, на просвет, в ультрафиолетовых, инфракрасных лучах, а также увеличительные приборы, измерительные инструменты.
Полученные результаты фиксируются в протоколе осмотра. В нем указываются: место, дата и время обнаружения, адресат, от которого он поступил, наименование документа, его регистрационный номер, дата выдачи, от имени какого учреждения и на чье имя выдан, какими реквизитами заверен; характер краев, наличие складок, разрывов, пятен и загрязнений; характеристика бумаги, красителя; выявленные при осмотре признаки подлога и материальной подделки.
Содержание нестандартных документов, небольших по объему, вписывается в протокол полностью. Если же документ имеет значительный объем либо носит секретный характер, то в протоколе приводятся начальные и последние слова осматриваемого документа. Описываются также данные, характеризующие индивидуальные признаки стандартных документов. Например, при описании паспорта в протоколе осмотра отмечается: кому, когда, где и кем выдан, номер, серия и другие сведения, внесенные в него от руки.
В качестве дополнительного способа фиксации может быть произведено фотографирование по правилам запечатлевающей съемки места обнаружения документа, его общего вида и отдельных особенностей.
При необходимости документ осматривают с участием специалиста-криминалиста или специалиста в области иной профессиональной деятельности в зависимости от вида и назначения исследуемого документа, а также с использованием в качестве эталона подлинных документов, выдаваемых соответствующими государственными органами, коммерческими или иными организациями.