Ведение (сбор, обработка, хранение) этих учетов осуществляется в ГИЦ и ИЦ с помощью автоматизированных банков данных (АБД) и специализированных автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС).

Постановке на учет в ГИЦ МВД подлежат:

1) лица, совершившие тяжкие и особо тяжкие преступления, в том числе нераскрытые и с характерным способом посягательства, а также имеющие серийную и межрегиональную направленность;

2) похищенные и изъятые документы (ценные бумаги, номерные бланки паспортно-визовых документов строгой отчетности) и номерные вещи;

3) случаи хищения ценностей из металлических и других специально приспособленных хранилищ;

4) лица, пропавшие без вести, неопознанные трупы; лица, неспособные по состоянию здоровья или возрасту сообщить данные о своей личности;

5) лица, объявленные в федеральный или межгосударственный розыск;

6) утраченное и выявленное оружие;

7) разыскиваемый автотранспорт;

8) похищенные и изъятые предметы, имеющие особую историческую, научную, художественную или культурную ценность.

В ИЦ аккумулируются сведения: о лицах, привлеченных к уголовной ответственности за все преступления, совершенные характерным способом; о нераскрытых преступлениях и приметах лиц, подозреваемых или обвиняемых в их совершении; о похищенных документах и вещах, имеющих индивидуальные номера или характерные особенности; об огнестрельном оружии (утраченном и выявленном), а также находящемся у граждан и организаций по разрешению органов внутренних дел; об автотранспорте (разыскиваемом или принадлежность которого не установлена).

Учет подозреваемых, обвиняемых и осужденных лиц, а также преступлений предназначен для информационного обеспечения следственных действий и оперативно-розыскных мероприятий, проводимых правоохранительными органами. Он состоит из информационных карт, содержащих установочные данные, приметы, адреса места работы и жительства, описание особенностей преступного посягательства («почерк», приметы преступника, способы и обстоятельства совершения преступления).

Учет по способу совершения преступлений на региональном уровне осуществляется путем ведения двух картотек (по преступлениям, совершенным известными и неизвестными лицами). Карточка на нераскрытое преступление перед помещением в картотеку обязательно проверяется по другой картотеке и наоборот.

Для этих целей создана и функционирует АИПС «Досье», включающая подсистемы «Насилие» обо всех насильственных преступлениях; «Маньяк» о серийных убийствах на сексуальной почве; «Блок» об экономических преступлениях; «Мошенник» о фактах присвоения денежных и товарно-материальных ценностей; «Банкир» о фактах использования в банковской сфере поддельных кредитных авизо; «Спрут» и «Портрет» о связях и признаках внешности преступников.

Учет похищенных и изъятых документов и номерных вещей является централизованно-местным. Он ведется в ГИЦ МВД России, а также в ИЦ МВД, ГУВД, УВД в пределах республики, края, области, автономного округа. На учет ставятся похищенные и изъятые номерные вещи, в частности холодное оружие (включая метательное и пневматическое), номерные документы, в том числе паспорта граждан Российской Федерации и бланки паспортно-визовых документов строгой отчетности, ценные бумаги.

Форма ведения учетов картотечная. Карточка содержит наименование предмета (вещи), обстоятельства, послужившие основанием для его постановки на учет, а также описание предмета с указанием его особенностей. Работники ГИЦ, ИЦ при получении карты проверяют, не взята ли эта вещь на учет ранее. При отсутствии в картотеке сведений о ней один экземпляр направляется в ГИЦ МВД России, а второй помещается в местную картотеку. Если номерная вещь состоит из деталей, механизмов, имеющих собственные номера, то на них заводят отдельные карточки. Картотека состоит из разделов, содержащих родовые (видовые) признаки вещей.