В Российской Федерации иностранные документы, предназначенные для использования на ее территории, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в России. Функции по консульской легализации выполняют: а) за границей — консульские учреждения Российской Федерации; б) в Российской Федерации — Министерство иностранных дел Российской Федерации 45 .

 

45 Административный регламент Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по консульской легализации документов: утвержден Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации от 18 июня 2012 г. № 9470.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов 5 октября 1961 г. в Гааге была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (далее — Гаагская конвенция 1961 г.).

Значение Гаагской конвенции 1961 г. заключается в облегчении и упрощении процедуры оформления документов, которые должны быть представлены в зарубежные официальные органы. Конвенция отменяет требование дипломатической или консульской легализации в отношении определенного перечня документов.

В Гаагской конвенции 1961 г. с целью подтверждения достоверности официальных документов, выданных на территории соответствующих стран-участниц, предусматривается достаточно простая юридическая процедура: удостоверение подлинности подписи и статуса лица, подписавшего документ, а в необходимых случаях — и подлинности печати или штампа, которым скреплен документ, путем проставления апостиля — единственной удостоверительной надписи на документе, одинаковой по форме для всех государств-участников.

Гаагская конвенция 1961 г. распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. В качестве официальных документов по ст. 1 Гаагской конвенции 1961 г. рассматриваются:

— документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

— административные документы;

— нотариальные акты;

— официальные пометки (отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса).

Апостиль — представляет собой упрощенную и унифицированную процедуру легализации документов, предусмотренную Гаагской конвенцией 1961 г. Он проставляется на самом документе или на отдельном скрепляемом с ним листе.

С точки зрения правовой составляющей апостиль представляет собой удостоверение юридической силы, дополнительно подтверждающее легитимность представленного документа в соответствии с международными нормами.

С технической стороны удостоверение совершается посредством проставления оттиска специального штампа с определенными Гаагской конвенцией 1961 г. формой и реквизитами на том документе, который представлен заинтересованным лицом.

При этом порядок проставления апостиля во всех странах единый, а вот органы, проставляющие его, различные.

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции 1961 г. каждое договаривающееся государство назначает, с учетом их официальных функций, те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. При этом государство уведомляет об этом назначении Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении или заявления о распространении действия, а также о любом изменении в назначении этих органов.