Документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы, периодов иной деятельности и иных периодов, предусмотренных Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если не содержат основания для их выдачи.
Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку. Запись о работе, внесенная в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки) на основании решения комиссии по установлению стажа, образуемой и действующей в соответствии с порядком, определяемым Министерством труда и социального развития Российской Федерации, рассматривается наравне с записью, подтвержденной документами.
Суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, является подтверждением в отношении периодов работы:
— после 14 декабря 1962 года, если в трудовую книжку внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях работало застрахованное лицо до поступления в организацию, выдавшую трудовую книжку;
— до 14 декабря 1962 года независимо от того, содержатся ли в трудовой книжке указанные сведения.
Если помимо трудовой книжки представляются отдельные документы о работе за период до заполнения трудовой книжки, к которому относится суммарная запись, то весь страховой стаж, записанный общим итогом, должен быть подтвержден документами или в установленных случаях свидетельскими показаниями. Если в трудовой книжке не содержатся сведения о видах трудовой деятельности, которые должны были вноситься отдельной строкой, то периоды такой деятельности, подтвержденные дополнительным документом, принимаются наряду с суммарной записью.
Если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадает с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.
В случае если в представленном документе о периодах работы, периодах иной деятельности и иных периодах, предусмотренных Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа, указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым считается 15 число соответствующего месяца.
Годы, в течение которых гражданин являлся членом колхоза, но не выработал установленный минимум трудового участия (независимо от причины), засчитываются в страховой стаж как полные календарные годы. Календарные годы, указанные в трудовой книжке колхозника, в которых не было ни одного выхода на работу, из подсчета исключаются.