Для ведения реестра акционеров обязательным является только один документ — регистрационный журнал. Его ведению посвящена гл. 3 Положения о требованиях к осуществлению деятельности по ведению реестра владельцев ценных бумаг. В регистрационном журнале держатель реестра регистрирует открытие и закрытие лицевых счетов, внесение каждой записи по лицевому или иному счету, а также любые записи об изменении сведений о зарегистрированных лицах. Каждая регистрационная запись в журнале идентифицируется с помощью номера, указания даты совершения операции, лица, в отношении которого сделана запись, количества ценных бумаг и иных сведений (п. п. 3.2, 3.3 Положения о требованиях к осуществлению деятельности по ведению реестра владельцев ценных бумаг).

Остальные документы не являются обязательными, однако на практике используются. К таковым относятся:

а) анкета зарегистрированного лица — документ, с составления которого начинаются правоотношения между держателем реестра и любым зарегистрированным лицом. В этом документе содержатся сведения о зарегистрированном лице, позволяющие его идентифицировать, адрес для направления корреспонденции, указание на форму выплаты дохода и банковские реквизиты при безналичной форме, а также образец подписи (для юридических лиц, использующих печать, также образец печати). В случае если акции находятся в общей долевой собственности, анкета составляется на каждое зарегистрированное лицо. Юридические лица помимо анкеты предоставляют копии учредительных документов, копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица, выписку из ЕГРЮЛ, копию документа, подтверждающего избрание или назначение лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица;

б) передаточное распоряжение — документ, содержащий указание регистратору внести запись о переходе прав на акции. В передаточном распоряжении указываются данные зарегистрированного лица; полное наименование эмитента; вид, категория (тип) акций и государственный регистрационный номер выпуска акций, количество акций; основание перехода акций; цена (если акции передаются по договору купли-продажи, мены или дарения); наличие обременений; данные лица, которому переходят акции. Передаточное распоряжение должно быть подписано. Допускается составление передаточного распоряжения в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. Например, посредством электронного документооборота трансфер-агент направляет держателю реестра полученные им передаточные распоряжения;

в) залоговое распоряжение — документ, содержащий указание регистратору внести в реестр запись о залоге или о прекращении залога на акции. Содержание залогового распоряжения аналогично содержанию передаточного распоряжения. Дополнительно в нем могут указываться сведения о том, кому принадлежит право на получение дохода, право и условия пользования акциями, а также иные условия залога;

г) выписка из реестра — документ, содержащий сведения о наличии в реестре акционеров сведений о зарегистрированном лице и принадлежащих ему акциях. Выписка из реестра акционеров не является ценной бумагой, не является объектом гражданских прав, не может быть продана, заложена и т.п. Это документ информационного характера, который используется для доказательства существования права на акции на определенную дату. Он предъявляется при реализации материальных и процессуальных прав, предоставленных лицу лишь при наличии у него статуса акционера. Так, выписка из реестра акционеров требуется для предъявления в арбитражный суд иска о признании недействительным оспоренного решения общего собрания акционеров;